Es posible que necesites enviar un correo electrónico que parezca provenir de un colega o gerente, como cuando cubres a alguien que está de vacaciones. Esto se hace usando el permiso Enviar en nombre de en Outlook. Esta función te permite redactar y enviar mensajes desde el buzón de otra persona, indicando claramente que lo enviaste en su nombre. Este artículo explica cómo configurar y usar este permiso correctamente.
Puntos clave: Enviar en nombre de otro usuario
- Permisos de delegado en Configuración de la cuenta: El titular de la cuenta principal debe otorgarte el permiso Enviar en nombre de antes de que puedas usar esta función.
- Botón De en Nuevo correo: Haz clic en este botón en una ventana de nuevo mensaje para seleccionar la dirección del otro usuario como remitente.
- Comportamiento de la carpeta Elementos enviados: Los mensajes que envías en nombre de otra persona se guardan en tu carpeta de Elementos enviados por defecto, no en la de ellos.
Entender los permisos de Enviar en nombre de
La función Enviar en nombre de es parte del sistema de delegación de Outlook. Es diferente de tener acceso completo a un buzón o usar el permiso Enviar como. Cuando envías en nombre de otro usuario, el destinatario ve “Enviado en nombre de [User Name] por [Your Name]” en el encabezado del mensaje. Esto proporciona transparencia sobre quién envió realmente el correo electrónico.
Para usar esta función, debes trabajar en un entorno de Microsoft 365 o Exchange Server. El permiso debe ser otorgado por el propietario del buzón o un administrador. No puedes configurarlo tú mismo sin la cooperación de la otra persona. Una vez otorgado, agregas su buzón a tu perfil de Outlook para seleccionarlo como dirección De.
Requisitos previos para la configuración
Antes de comenzar, asegúrate de que el propietario del buzón esté listo para otorgarte el permiso. Necesitarás su dirección de correo electrónico completa. Tu Outlook debe estar conectado a una cuenta de Microsoft Exchange. Esta función no funciona con cuentas POP3 o IMAP estándar. Tanto tú como el otro usuario deben tener una conectividad de red estable durante el proceso de configuración.
Pasos para configurar y enviar en nombre de
El proceso consta de dos partes principales. Primero, el propietario del buzón te otorga el permiso. Segundo, agregas su buzón a tu Outlook y envías un correo electrónico.
Parte 1: Otorgar permiso (pasos del propietario del buzón)
La persona cuyo buzón usarás debe completar estos pasos en la aplicación de escritorio de Outlook.
- Abrir la configuración de delegados
Ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso delegado. Haz clic en el botón Agregar. - Seleccionar el usuario delegado
En la Lista global de direcciones, busca y selecciona tu nombre. Haz clic en Agregar y luego en Aceptar. - Establecer el nivel de permiso
En el cuadro de diálogo Permisos de delegado, busca las secciones Calendario y Tareas. Para el permiso de enviar correo, establece el nivel de permiso de Bandeja de entrada en Ninguno. Esto es correcto para Enviar en nombre de. Asegúrate de que la casilla Enviar automáticamente un mensaje al delegado que resuma estos permisos esté seleccionada. Haz clic en Aceptar para guardar.
Parte 2: Enviar un correo electrónico como delegado (tus pasos)
Después de que se otorgue el permiso, debes agregar el otro buzón a tu perfil y enviar el correo electrónico.
- Agregar el otro buzón a tu perfil
Ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Selecciona tu cuenta de correo electrónico y haz clic en Cambiar. Haz clic en Más configuraciones y luego ve a la pestaña Avanzadas. Haz clic en Agregar e ingresa la dirección de correo electrónico completa de la persona que te otorga el permiso. Haz clic en Aceptar, luego en Siguiente y Finalizar para cerrar las ventanas. - Redactar un nuevo correo electrónico
Haz clic en Nuevo correo para abrir una ventana de mensaje. Si el campo De no está visible, ve a la pestaña Opciones y haz clic en De en el grupo Mostrar campos para mostrarlo. - Seleccionar la dirección De
Haz clic en el botón De. Aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic en Otra dirección de correo electrónico. Escribe o selecciona la dirección de correo electrónico de la persona a la que representas. Haz clic en Aceptar. - Enviar el mensaje
Redacta tu correo electrónico como de costumbre. Cuando hagas clic en Enviar, el mensaje se entregará mostrando que se envió en nombre del otro usuario.
Errores comunes y limitaciones
Los usuarios a menudo encuentran problemas específicos al configurar o usar los permisos de Enviar en nombre de. Conocerlos puede ayudarte a evitar problemas.
El campo De falta o está atenuado
Si no puedes ver o hacer clic en el botón De, es posible que el buzón no se haya agregado correctamente a tu perfil. Verifica que completaste los pasos en Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas > Agregar. Además, asegúrate de estar usando una cuenta de Exchange, ya que este campo no está disponible para otros tipos de cuenta.
El destinatario ve solo tu nombre como remitente
Esto generalmente significa que se otorgó el permiso Enviar como en lugar de Enviar en nombre de. El propietario del buzón debe verificar los permisos de delegado. No debe otorgar permiso de Editor o Autor en la Bandeja de entrada, ya que esto a veces puede otorgar derechos de Enviar como. Debe establecer el permiso de Bandeja de entrada en Ninguno específicamente para Enviar en nombre de.
El mensaje no se guarda en la carpeta de Elementos enviados correcta
Por defecto, los mensajes que envías en nombre de alguien se guardan en tu propia carpeta de Elementos enviados. Para guardar una copia en la carpeta de Elementos enviados del otro usuario, debes ponerte en copia (CC) o copia oculta (CCO) en el mensaje. Alternativamente, el propietario del buzón puede crear una regla para mover mensajes, pero esto no es automático.
Enviar en nombre de vs. Acceso completo vs. Enviar como
| Elemento | Enviar en nombre de | Acceso completo | Enviar como |
|---|---|---|---|
| Uso principal | Enviar de forma transparente en nombre de otro usuario | Leer y administrar otro buzón | Enviar como si fueras el otro usuario |
| El destinatario ve | “En nombre de” en el encabezado | No aplicable para enviar | Solo el nombre del otro usuario |
| Nivel de permiso | Permiso específico para enviar | Leer, crear, eliminar elementos | Suplantación total en el envío |
| Ubicación de configuración | Acceso delegado de Outlook | Centro de administración de Exchange o Outlook | Centro de administración de Exchange |
Ahora puedes enviar correos electrónicos en nombre de un colega con atribución clara. Para una gestión más amplia del buzón, explora configurar respuestas automáticas de fuera de la oficina para otra persona. Un consejo avanzado es usar la aplicación web de Outlook para verificar rápidamente los permisos de delegado en Configuración > Ver toda la configuración de Outlook > Correo > Cuentas > Delegación.