Envías un documento de Word a la impresora, pero en lugar de un trabajo de impresión, la cola de la impresora muestra varios trabajos separados para el mismo documento. Esto suele ocurrir con documentos que contienen varias secciones, diferentes orientaciones de página o encabezados y pies de página complejos. Word envía cada sección como un archivo de spool de impresión separado por defecto cuando ciertas configuraciones están activas. Este artículo explica por qué Word divide los trabajos de impresión y proporciona los pasos exactos para forzar que el documento se imprima como un solo trabajo.
Puntos clave: Evita que Word divida los trabajos de impresión
- Archivo > Opciones > Mostrar > Opciones de impresión > Imprimir en segundo plano: Desactiva la impresión en segundo plano para evitar que Word libere las secciones como trabajos separados.
- Archivo > Opciones > Avanzadas > Imprimir > Imprimir en segundo plano: Desactiva esta configuración para forzar a Word a procesar todo el documento antes de enviarlo al spooler de impresión.
- Inspección de saltos de sección: Elimina los saltos de sección innecesarios en el documento para reducir el número de comandos de spool de impresión que genera Word.
Por qué Word divide un solo documento en varios trabajos de impresión
Word envía los datos de impresión al spooler de impresión de Windows una sección a la vez cuando la impresión en segundo plano está habilitada. La impresión en segundo plano te permite seguir editando mientras se imprime, pero obliga a Word a procesar cada salto de sección como un archivo de spool separado. El spooler trata entonces cada archivo de spool como un trabajo de impresión independiente.
Los documentos con muchos saltos de sección son la causa más común. Cada sección puede tener su propia configuración de diseño de página, como márgenes, orientación y origen del papel. Word debe enviar esa configuración a la impresora para cada sección individualmente, lo que resulta en múltiples trabajos. Las impresoras de red y las impresoras compartidas a veces amplifican este comportamiento porque el spooler retiene cada trabajo hasta que el anterior termina.
Otra causa es el propio controlador de la impresora. Algunos controladores no admiten la fusión de múltiples archivos de spool en un solo trabajo. Cuando Word envía los datos de las secciones como archivos de spool separados, el controlador los pone en cola por separado. Esto es más común con controladores de impresora antiguos o genéricos que carecen de capacidades avanzadas de fusión de trabajos.
Pasos para evitar que Word divida los trabajos de impresión
Estos pasos desactivan la impresión en segundo plano, que es la causa principal de la división de trabajos de impresión. No necesitas modificar el documento en sí.
- Abrir las Opciones de Word
Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda de Word. Luego haz clic en Opciones en la parte inferior del panel izquierdo. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word. - Ir a la pestaña Mostrar
En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haz clic en Mostrar en la barra lateral izquierda. Desplázate hacia abajo hasta la sección Opciones de impresión. - Desactivar la impresión en segundo plano
Desmarca la casilla etiquetada como Imprimir en segundo plano. Esta es la configuración clave que hace que Word libere las secciones como trabajos separados. Haz clic en Aceptar para guardar el cambio. - Verificar la configuración avanzada
Abre las Opciones de Word nuevamente. Haz clic en Avanzadas en la barra lateral izquierda. Desplázate hasta la sección Imprimir. Asegúrate de que Imprimir en segundo plano también esté desmarcada aquí. Si está marcada, desmárcala y haz clic en Aceptar. - Imprimir el documento
Presiona Ctrl + P para abrir el panel Imprimir. Haz clic en Imprimir. El documento ahora debería aparecer como un solo trabajo en la cola de la impresora.
Método alternativo: Imprimir a PDF primero
Si desactivar la impresión en segundo plano no detiene la división, imprime el documento a un archivo PDF primero. Luego imprime el PDF como un solo trabajo. Esto evita por completo el procesamiento de secciones de Word.
- Abrir el panel Imprimir
Presiona Ctrl + P en Word. - Seleccionar Microsoft Print to PDF
En el menú desplegable de Impresora, elige Microsoft Print to PDF. Haz clic en Imprimir. Elige una ubicación y un nombre para el archivo PDF. Haz clic en Guardar. - Imprimir el PDF
Abre el archivo PDF en Adobe Acrobat Reader o en el navegador Microsoft Edge. Presiona Ctrl + P. Selecciona tu impresora física y haz clic en Imprimir. El PDF se imprimirá como un solo trabajo.
Si Word aún divide los trabajos de impresión después de la solución principal
Word divide los trabajos incluso con la impresión en segundo plano desactivada
Si el problema continúa, es probable que el documento contenga saltos de sección que obligan a Word a enviar comandos de impresión separados independientemente de la configuración de impresión en segundo plano. Abre el documento y presiona Ctrl + Shift + 8 para mostrar las marcas de formato. Busca líneas punteadas dobles etiquetadas como Salto de sección. Elimina cualquier salto de sección que no sea necesario. Por ejemplo, si cada página tiene un salto de sección, reemplázalos con saltos de página eliminando el salto de sección y presionando Ctrl + Enter.
El controlador de la impresora causa la división de trabajos
Algunos controladores de impresora no fusionan los archivos de spool de la misma aplicación. Actualiza el controlador de la impresora a la última versión desde el sitio web del fabricante. Si no hay una actualización disponible, prueba con un controlador de impresora diferente, como el Controlador Universal de Impresión de Microsoft. Ve a Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres en Windows 11. Haz clic en Agregar dispositivo y elige Agregar manualmente. Selecciona Microsoft IPP Class Driver o Controlador Universal de Impresión de Microsoft de la lista.
La impresora de red pone en cola múltiples trabajos
Las impresoras de red a veces ponen en cola cada archivo de spool por separado incluso cuando Word los envía como uno solo. Abre la cola de la impresora haciendo doble clic en el icono de la impresora en la bandeja del sistema. Cancela todos los trabajos pendientes. Luego imprime el documento nuevamente con la impresión en segundo plano desactivada. Si la impresora de red aún divide el trabajo, pide al administrador de red que habilite la fusión de trabajos en el servidor de impresión.
Impresión en segundo plano activada vs. desactivada: comportamiento del trabajo de impresión
| Elemento | Impresión en segundo plano activada | Impresión en segundo plano desactivada |
|---|---|---|
| División de trabajos | Word libera cada sección como un archivo de spool separado | Word envía todo el documento como un solo archivo de spool |
| Edición durante la impresión | Puedes editar el documento mientras se imprime | Word no responde hasta que finaliza el trabajo de impresión |
| Velocidad de impresión | La primera página se imprime más rápido, el tiempo total puede ser mayor | El tiempo total de impresión es más corto para documentos grandes |
| Tamaño del archivo de spool | Múltiples archivos de spool más pequeños | Un archivo de spool grande |
Desactivar la impresión en segundo plano intercambia la capacidad de editar durante la impresión por una salida confiable de un solo trabajo. Para documentos con muchas secciones, este intercambio vale la pena.
Ahora puedes evitar que Word divida un solo documento en múltiples trabajos de impresión desactivando la impresión en segundo plano. Si el problema persiste, elimina los saltos de sección innecesarios o imprime primero a PDF. Para problemas persistentes del controlador, actualiza el controlador de la impresora o cambia a un controlador universal. Como consejo avanzado, también puedes usar la configuración Archivo > Opciones > Avanzadas > Imprimir > Imprimir en segundo plano como una directiva de grupo para aplicar esta solución a todos los usuarios en una red corporativa.