Imprimir hojas de cálculo en color puede agotar rápidamente la tinta de color, que es costosa. Es posible que solo necesites una copia monocromática para revisar o archivar. Excel tiene configuraciones integradas para forzar la impresión en escala de grises. Este artículo explica cómo configurar tu trabajo de impresión para que la salida sea en blanco y negro.
Puntos clave: Imprimir Excel en escala de grises
- Diseño de página > Configurar página > pestaña Hoja > Blanco y negro: Establece permanentemente que la hoja se imprima sin color en todos los trabajos de impresión futuros.
- Archivo > Imprimir > Configurar página > pestaña Hoja > Blanco y negro: Aplica una configuración de escala de grises única solo para el trabajo de impresión actual.
- Archivo > Imprimir > Propiedades de la impresora: Utiliza la configuración nativa del controlador de tu impresora para seleccionar la salida en escala de grises o blanco y negro.
La función de impresión en blanco y negro de Excel
La función de impresión en escala de grises de Excel convierte todos los colores de la hoja en tonos de gris. Esto incluye rellenos de celdas, colores de fuente, elementos de gráficos y formas. La configuración anula cualquier formato de color que hayas aplicado. Indica a Excel que envíe un trabajo de impresión monocromático a tu impresora.
No necesitas cambiar tu hoja de cálculo original. La configuración solo afecta la salida impresa. Tu vista en pantalla permanece a todo color. Hay dos lugares principales para encontrar esta configuración: en el cuadro de diálogo Configurar página y en las propiedades de tu propia impresora. Usar la configuración de Excel suele ser más confiable que depender del controlador de la impresora.
Requisitos previos para la impresión en escala de grises
Asegúrate de que tu impresora esté encendida y conectada. Verifica que tenga tinta o tóner negro disponible. La función funciona tanto con impresoras locales como de red. Debes previsualizar tu hoja primero para confirmar el diseño. Usa Archivo > Imprimir para ver el panel de vista previa a la derecha.
Pasos para configurar una hoja para imprimir en blanco y negro
El método más común es a través del cuadro de diálogo Configurar página. Esto se puede configurar para una sola impresión o para todo el libro.
- Abrir el cuadro de diálogo Configurar página
Ve a la pestaña Diseño de página. Haz clic en la pequeña flecha del iniciador de cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del grupo Configurar página. - Navegar a la pestaña Hoja
En el cuadro de diálogo Configurar página, haz clic en la pestaña Hoja en la parte superior. - Habilitar la opción de blanco y negro
En la sección Imprimir del cuadro de diálogo, marca la casilla etiquetada como Blanco y negro. Haz clic en Aceptar para aplicar la configuración. - Imprimir la hoja de cálculo
Ve a Archivo > Imprimir. Verifica la configuración en la vista previa. Haz clic en el botón Imprimir para enviar el trabajo a tu impresora.
Configurar escala de grises para un solo trabajo de impresión
Si deseas una impresión en escala de grises única, usa la ruta del menú Imprimir.
- Ir al menú Imprimir
Haz clic en Archivo > Imprimir. - Abrir Configurar página
En la configuración de impresión, haz clic en el enlace Configurar página en la parte inferior de la sección de configuración. - Aplicar la configuración
En el cuadro de diálogo Configurar página, ve a la pestaña Hoja. Marca la casilla Blanco y negro y haz clic en Aceptar. Esta configuración es solo para este trabajo de impresión.
Usar la configuración del controlador de tu impresora
También puedes configurar la salida a través de las propiedades de tu impresora. Este método varía según el modelo de impresora.
- Acceder a las propiedades de la impresora
Ve a Archivo > Imprimir. Bajo Impresora, haz clic en el enlace Propiedades de la impresora. - Encontrar la configuración de color
Busca una pestaña llamada Papel/Calidad, Funciones o Acabado. Encuentra una configuración llamada Modo de color, Imprimir en escala de grises o Blanco y negro. - Seleccionar escala de grises
Elige la opción para Escala de grises o Blanco y negro. Haz clic en Aceptar para guardar, y luego Aceptar nuevamente en el cuadro de diálogo de impresión principal.
Errores comunes y limitaciones
La configuración de blanco y negro no se aplica a todas las hojas
La casilla de verificación Blanco y negro en Configurar página se aplica solo a la hoja de cálculo activa. Si tu libro tiene varias hojas, debes configurarla para cada una individualmente. Selecciona cada pestaña de hoja y repite los pasos de Configurar página. Alternativamente, agrupa las hojas primero seleccionándolas mientras mantienes presionada la tecla Ctrl.
La impresora aún usa tinta de color
Si tu impresora usa tinta de color después de configurar la escala de grises, el controlador de la impresora puede estar anulando Excel. Abre Archivo > Imprimir > Propiedades de la impresora. Asegúrate de que la configuración de color del controlador también esté en escala de grises. Algunas impresoras tienen un ciclo de mantenimiento que usa color. Esto no está controlado por Excel.
Los gráficos y las imágenes se imprimen mal en escala de grises
Las series de datos en un gráfico pueden volverse indistinguibles cuando se convierten a gris. Antes de imprimir, ajusta manualmente los elementos del gráfico para un mejor contraste. Haz clic derecho en una serie de datos, elige Formato de serie de datos y establece un patrón de relleno como rayas o puntos. Esto mejora la legibilidad en blanco y negro.
Configuración de Excel vs. Configuración del controlador de la impresora
| Elemento | Configurar página de Excel (Blanco y negro) | Controlador de la impresora (Modo escala de grises) |
|---|---|---|
| Ubicación del control | Pestaña Diseño de página o Archivo > Imprimir > Configurar página | Archivo > Imprimir > Propiedades de la impresora |
| Alcance del efecto | Se aplica solo al contenido de la hoja de cálculo de Excel | Se aplica a todo el trabajo de impresión enviado desde cualquier aplicación |
Ahora puedes imprimir cualquier hoja de Excel en blanco y negro para conservar la tinta de color. Usa el método de Diseño de página > Configurar página para una configuración permanente guardada con tu archivo. Para una impresión de prueba rápida, la ruta Archivo > Imprimir > Configurar página es eficiente. Recuerda revisar las propiedades de tu propia impresora si la salida aún muestra color. Para un control avanzado, usa la configuración de Blanco y negro junto con la Vista previa de impresión para ajustar el sombreado de celdas y lograr una mayor claridad.