La sincronización de firmas de Outlook no se sincroniza entre PC: solución

Has configurado tu firma de correo electrónico en Outlook en tu computadora de trabajo, pero cuando inicias sesión en Outlook en otra PC, la firma falta o está desactualizada. Esto sucede porque la itinerancia de firmas de Outlook depende de la configuración de itinerancia de Microsoft 365, que puede fallar debido a una configuración incorrecta o retrasos en la sincronización. Este artículo explica por qué se rompe la sincronización y proporciona soluciones paso a paso para que tus firmas aparezcan en todos los dispositivos.

La itinerancia de firmas es una función de Outlook para Microsoft 365 que almacena tus firmas en la nube. Cuando funciona correctamente, los cambios que realizas en una PC aparecen en todas tus otras PC en cuestión de minutos. Cuando no funciona, pierdes tiempo recreando firmas manualmente. Las soluciones a continuación abordan las causas más comunes de fallo de sincronización.

Por qué falla la sincronización de firmas de Outlook

Outlook almacena las firmas localmente en una carpeta de tu PC. Cuando habilitas la itinerancia, Outlook sube tus archivos de firma a los servidores de Microsoft 365 y los descarga en otros dispositivos. El proceso de sincronización utiliza el Servicio de itinerancia de Microsoft 365, que es independiente de la sincronización del buzón. Se deben cumplir varias condiciones para que este servicio funcione:

Primero, debes haber iniciado sesión en Outlook con una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365 que tenga habilitada la función de itinerancia. Segundo, el cliente de Outlook debe ser la versión 1904 o posterior. Tercero, la clave de registro que controla la itinerancia debe estar presente y configurada correctamente. Si falta alguna de estas condiciones, la sincronización falla silenciosamente.

La clave de registro que controla la itinerancia

Outlook verifica una clave de registro específica para decidir si usar firmas itinerantes. La clave se encuentra en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup. Un valor DWORD llamado RoamSignatures debe estar establecido en 1. Si este valor falta o está establecido en 0, Outlook ignora la configuración de itinerancia en la interfaz de usuario.

Cómo funciona el programa de sincronización

Outlook no sincroniza las firmas en tiempo real. La sincronización ocurre cada 15 minutos cuando Outlook está en ejecución y la computadora está conectada a Internet. Si cierras Outlook antes de que se complete la sincronización, los cambios no se suben. Este retraso a menudo confunde a los usuarios que esperan una sincronización inmediata.

Pasos para habilitar y solucionar la itinerancia de firmas de Outlook

Sigue estos pasos en orden. Después de cada paso, verifica si la sincronización funciona creando una firma de prueba en una PC y viendo si aparece en la otra PC después de 15 minutos.

Paso 1: Verifica tu versión de Outlook y licencia

1. Abrir Outlook
   Haz clic en Archivo > Cuenta de Office. En Información del producto, verifica que diga Microsoft 365. Si dice Outlook 2019, 2021 o licencia perpetua, las firmas itinerantes no son compatibles.
2. Verificar el número de versión
   Haz clic en Archivo > Cuenta de Office > Acerca de Outlook. La versión debe ser 1904 o superior. Si es inferior, ejecuta Windows Update o descarga el instalador de Office más reciente desde el portal de Microsoft 365.

Paso 2: Habilita la itinerancia en las opciones de Outlook

1. Abrir Firmas
   Haz clic en Archivo > Opciones > Correo. En la sección Redactar mensajes, haz clic en Firmas.
2. Marcar la casilla de itinerancia
   En la parte inferior de la ventana Firmas y papel con membrete, marca la casilla etiquetada Itinerar mis firmas. Haz clic en Aceptar dos veces para cerrar todos los cuadros de diálogo.
3. Esperar la sincronización
   Mantén Outlook abierto durante al menos 15 minutos. No cierres la aplicación. Después de 15 minutos, verifica en la otra PC si aparece la firma.

Paso 3: Agregar o corregir la clave de registro

1. Abrir el Editor del Registro
   Presiona la tecla de Windows + R, escribe regedit y presiona Enter. Haz clic en Sí si el Control de cuentas de usuario lo solicita.
2. Navegar a la clave Setup de Outlook
   Ve a HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup. Si la clave Setup no existe, haz clic derecho en la carpeta Outlook, selecciona Nuevo > Clave y nómbrala Setup.
3. Crear o modificar RoamSignatures
   Haz clic derecho en el panel derecho, selecciona Nuevo > Valor DWORD (32 bits). Nómbralo RoamSignatures. Haz doble clic en él y establece Información del valor en 1. Haz clic en Aceptar y cierra el Editor del Registro.
4. Reiniciar Outlook
   Cierra y vuelve a abrir Outlook. El cambio de registro surte efecto de inmediato.

Paso 4: Reconstruir el perfil de Outlook

1. Abrir Correo en el Panel de control
   Presiona la tecla de Windows + R, escribe control y presiona Enter. Cambia la vista a Iconos grandes y haz clic en Correo (Microsoft Outlook).
2. Crear un nuevo perfil
   Haz clic en Mostrar perfiles > Agregar. Escribe un nombre para el perfil y haz clic en Aceptar. Ingresa tu dirección de correo electrónico y contraseña, luego haz clic en Siguiente. Espera a que Outlook configure la cuenta.
3. Establecer el nuevo perfil como predeterminado
   En el cuadro de diálogo Correo, bajo Al iniciar Microsoft Outlook, selecciona Usar siempre este perfil y elige el nuevo perfil en la lista desplegable. Haz clic en Aceptar.
4. Probar la sincronización
   Abre Outlook con el nuevo perfil. Crea una firma y espera 15 minutos. Verifica la otra PC.

Si Outlook aún tiene problemas de sincronización después de la solución principal

Las firmas vuelven a una versión anterior

Si tus firmas siguen volviendo a una versión anterior, el servicio de itinerancia puede estar obteniendo una copia desactualizada del servidor. Borra las firmas en caché en ambas PC. Cierra Outlook y luego navega a %appdata%\Microsoft\Signatures. Elimina todos los archivos de esta carpeta. Vuelve a abrir Outlook y espera a que las firmas correctas se descarguen de la nube.

La casilla de itinerancia está atenuada

Si la casilla Itinerar mis firmas no está disponible, tu versión o licencia de Outlook no admite la itinerancia. Verifica que estés usando un plan de Microsoft 365 Business, Enterprise o Education con Outlook versión 1904 o posterior. Si cumples estos requisitos, puede que falte la clave de registro. Sigue el Paso 3 para agregar el valor DWORD RoamSignatures. Después de agregar la clave, reinicia Outlook y la casilla se activará.

Las firmas se sincronizan solo en un sentido

Cuando las firmas se sincronizan de la PC A a la PC B pero no al revés, el problema suele ser un archivo de firma corrupto en la PC B. Elimina la carpeta de firmas en la PC B como se describe en el primer problema. Luego, en la PC A, edita ligeramente la firma y guárdala. Esto fuerza una nueva carga. Después de 15 minutos, verifica la PC B nuevamente.

Firmas itinerantes vs firmas locales: diferencias clave

Comportamiento de sincronización

Se sincroniza cada 15 minutos en todos los dispositivos con sesión iniciada

Sin sincronización; las firmas permanecen solo en una PC

Licencia requerida

Dependencia del registro

Requiere el valor DWORD RoamSignatures establecido en 1

No se necesita clave de registro

Las imágenes incrustadas en las firmas se sincronizan como datos base64

Ahora puedes forzar la sincronización de firmas de Outlook habilitando la opción de itinerancia, agregando la clave de registro o reconstruyendo el perfil. Después de aplicar la solución, crea una firma en una PC y espera 15 minutos antes de verificar el otro dispositivo. Si usas varias cuentas de Exchange, ten en cuenta que las firmas itinerantes se aplican solo al buzón principal: debes configurar las cuentas secundarias por separado.

Elemento	Firmas itinerantes	Firmas locales
Ubicación de almacenamiento	Servidores en la nube de Microsoft 365	Disco duro local de la PC
Microsoft 365 Business, Enterprise o Education	Cualquier versión de Outlook, incluidas las licencias perpetuas
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