Conecta Excel Power Query a una carpeta de SharePoint esperando ver todos los archivos actuales, pero el panel de vista previa muestra solo archivos desactualizados. Este problema ocurre porque Power Query almacena en caché el listado de la carpeta de una sesión anterior y no lo actualiza automáticamente. Este artículo explica por qué la caché causa la vista obsoleta y proporciona los pasos exactos para forzar una extracción fresca desde SharePoint.
Conclusiones clave: Actualizar la caché de la carpeta de SharePoint en Power Query
- Datos > Consultas y conexiones > Clic derecho en la consulta > Propiedades > pestaña Uso: Borre la caché alternando la configuración de actualización.
- Datos > Actualizar todo > Actualizar: Actualice manualmente la consulta después de borrar la caché para obtener el listado en vivo de la carpeta de SharePoint.
- Editor de Power Query > Inicio > Configuración de origen de datos > Borrar permisos: Elimine las credenciales y metadatos de carpeta almacenados en caché para forzar una reautenticación completa y un nuevo escaneo.
Por qué Power Query muestra archivos antiguos de una carpeta de SharePoint
Cuando crea una conexión de Power Query a una carpeta de SharePoint, Excel almacena una caché local de la estructura de la carpeta y la lista de archivos. Esta caché incluye nombres de archivo, fechas de modificación y rutas de carpeta. La caché está diseñada para acelerar las cargas posteriores evitando una solicitud de red completa cada vez que abre el libro. Sin embargo, la caché no caduca ni se actualiza automáticamente cuando se agregan, eliminan o actualizan archivos en SharePoint. Si el libro se actualizó por última vez hace horas o días, la lista en caché se vuelve obsoleta y muestra solo archivos antiguos.
La causa raíz es que Power Query trata la conexión a la carpeta de SharePoint como una instantánea estática a menos que le indique explícitamente que la actualice. La caché reside en el modelo de datos interno del libro, no en el historial de versiones de SharePoint. Esto significa que simplemente cerrar y volver a abrir el libro no soluciona el problema. Debe borrar manualmente la caché y actualizar la consulta.
Dónde se almacena la caché de la carpeta
La caché del listado de la carpeta es parte de los metadatos de la consulta dentro del libro. No es un archivo separado en su disco duro. Cada vez que ejecuta una actualización, Power Query verifica primero la caché. Si la caché existe y la consulta no está marcada para actualización completa, Power Query devuelve la lista en caché. Esto es por diseño para el rendimiento, pero causa el problema de archivos obsoletos cuando el contenido de SharePoint cambia entre actualizaciones.
Pasos para borrar la caché y actualizar la carpeta de SharePoint
Para solucionar el problema, debe borrar el listado de la carpeta en caché y forzar a Power Query a extraer los datos actuales de SharePoint. Siga estos pasos en orden.
- Abra el panel Consultas y conexiones
En Excel, vaya a la pestaña Datos. En el grupo Consultas y conexiones, haga clic en Consultas y conexiones. El panel se abre en el lado derecho de la ventana. - Localice la consulta de la carpeta de SharePoint
En el panel, busque la consulta que se conecta a su carpeta de SharePoint. Por lo general, tiene un nombre que coincide con el nombre de la carpeta o con el nombre de la conexión que estableció al crear la consulta. - Abra las propiedades de la consulta
Haga clic derecho en el nombre de la consulta y seleccione Propiedades. Se abre un cuadro de diálogo con tres pestañas. - Vaya a la pestaña Uso
Haga clic en la pestaña Uso. Esta pestaña controla cómo maneja la consulta el almacenamiento en caché y la actualización. Busque la sección etiquetada como Caché o Opciones de carga. En algunas versiones de Excel, la opción se llama Habilitar carga rápida de datos o Usar caché. Desmarque la casilla junto a ella. Esto le indica a Power Query que ignore el listado de la carpeta en caché en la próxima actualización. - Borrar la configuración del origen de datos
Cierre el cuadro de diálogo Propiedades. Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Consultas y conexiones nuevamente si el panel se cerró. Haga clic derecho en la consulta y luego seleccione Editar. Se abre el Editor de Power Query. En el editor, vaya a Inicio > Configuración de origen de datos. En el cuadro de diálogo, seleccione su conexión de SharePoint y haga clic en Borrar permisos. Confirme la acción. Esto elimina las credenciales y metadatos almacenados en caché. - Actualice la consulta
Cierre el Editor de Power Query. De vuelta en Excel, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Actualizar todo. Excel le pedirá que inicie sesión en SharePoint nuevamente. Ingrese sus credenciales. Power Query ahora escanea la carpeta de SharePoint en vivo y muestra todos los archivos actuales, incluidos los nuevos. - Verifique la lista de archivos
Después de que se complete la actualización, verifique el listado de la carpeta en el panel Consultas y conexiones o en la hoja de cálculo donde cargó los datos. La lista debe coincidir con lo que ve cuando navega por la carpeta de SharePoint en un navegador web.
Método alternativo: Eliminar y recrear la consulta
Si los pasos anteriores no funcionan, elimine la consulta existente y cree una nueva. En el panel Consultas y conexiones, haga clic derecho en la consulta y seleccione Eliminar. Luego vaya a Datos > Obtener datos > Desde un archivo > Desde una carpeta de SharePoint. Ingrese la URL del sitio de SharePoint y la ruta de la carpeta. Esto crea una conexión nueva sin datos en caché.
Si la carpeta aún muestra archivos antiguos después de actualizar
Power Query almacena en caché la estructura de la carpeta a nivel del sitio
A veces la caché persiste a nivel del sitio de SharePoint, no solo a nivel de la consulta. En el Editor de Power Query, vaya a Inicio > Configuración de origen de datos. Seleccione la URL del sitio de SharePoint (no la carpeta individual). Haga clic en Borrar permisos. Esto fuerza una reautenticación completa y un nuevo escaneo de todo el sitio. Luego actualice la consulta nuevamente.
El libro se abrió en modo de solo lectura
Si el libro se abre como solo lectura, Excel impide que Power Query escriba nuevos datos en caché. Esto puede hacer que la consulta recurra a una versión en caché más antigua. Guarde una copia del libro en su unidad local, cierre la versión de solo lectura y abra la copia local. Luego realice los pasos de actualización nuevamente.
Los permisos de la carpeta de SharePoint cambiaron
Si su cuenta ya no tiene acceso a la carpeta, Power Query puede fallar al actualizar y mostrar silenciosamente la lista en caché antigua. Verifique su acceso abriendo la carpeta de SharePoint en un navegador web. Si no puede ver los archivos allí, comuníquese con su administrador de SharePoint para restaurar los permisos.
Borrar caché vs. Borrar permisos: diferencias clave
| Elemento | Borrar caché (pestaña Uso) | Borrar permisos (Configuración de origen de datos) |
|---|---|---|
| Qué elimina | Lista de archivos y metadatos de la carpeta en caché | Credenciales almacenadas y metadatos a nivel del sitio |
| Cuándo usar | Faltan archivos o están desactualizados pero aún puede autenticarse | La autenticación falla, las credenciales son incorrectas o la estructura del sitio cambió |
| Efecto en la actualización | Fuerza un nuevo escaneo de la carpeta pero mantiene su sesión de inicio de sesión | Fuerza una reautenticación completa y un nuevo escaneo de la carpeta |
| Velocidad | Más rápido porque reutiliza el token de autenticación existente | Más lento porque requiere un nuevo inicio de sesión |
Ahora puede forzar a Power Query para que muestre el listado actual de la carpeta de SharePoint borrando la caché y actualizando la consulta. Como siguiente paso, configure un programa de actualización en Power Query para que el listado de la carpeta se actualice automáticamente. Para hacer esto, haga clic derecho en la consulta, seleccione Propiedades, vaya a la pestaña Uso y marque Actualizar cada. Establezca un intervalo como 15 minutos. Para un control avanzado, use la opción Datos > Consultas y conexiones > Propiedades > Actualización en segundo plano para permitir actualizaciones mientras continúa trabajando.