La actualización programada de power query falla después de cambiar las credenciales: solución

Tienes un libro de trabajo configurado con la actualización programada de Power Query, pero después de actualizar las credenciales del origen de datos, la actualización deja de funcionar y muestra un error. Esto ocurre porque Power Query almacena una caché de credenciales separada que no se actualiza automáticamente cuando cambias los datos de inicio de sesión del origen. Este artículo explica por qué ocurre la discrepancia de credenciales y proporciona los pasos exactos para borrar las credenciales antiguas y volver a aplicarlas para que la actualización programada vuelva a funcionar.

Por qué falla la actualización de Power Query después de un cambio de credenciales

Power Query almacena la información de credenciales en una caché local separada de los datos del libro. Cuando cambias la contraseña o el nombre de usuario de un origen de datos, Power Query no detecta automáticamente el cambio. El trabajo de actualización programada utiliza las credenciales almacenadas en caché, que ahora no son válidas. El resultado es un fallo de actualización con un mensaje de error como “No se pudo actualizar la base de datos” o “No se pudo autenticar”. Este comportamiento es intencional para evitar avisos de credenciales durante la actualización desatendida, pero requiere intervención manual después de cualquier actualización de credenciales.

Dónde se almacenan las credenciales

Las credenciales se almacenan a nivel del libro dentro de la configuración de origen de datos de Power Query. También se almacenan en caché en el motor de Power Query cuando se establece una conexión por primera vez. Para los libros que utilizan una puerta de enlace de Power BI para datos locales, la puerta de enlace también mantiene su propio almacén de credenciales. Debes actualizar las credenciales en las tres ubicaciones para restaurar la actualización programada.

Escenarios comunes que desencadenan este problema

Este problema ocurre con mayor frecuencia cuando un administrador de TI restablece tu contraseña de dominio, cuando caduca la contraseña de inicio de sesión de una base de datos, o cuando cambias de autenticación de Windows a autenticación de SQL Server. Cada escenario requiere la misma solución: borrar las credenciales antiguas y volver a ingresar las nuevas.

Pasos para borrar y volver a aplicar las credenciales de Power Query

Sigue estos pasos en orden. No omitas ningún paso. Si estás utilizando una puerta de enlace de Power BI, completa todos los pasos en el equipo donde está instalada la puerta de enlace.

1. Abre el libro y ve a Configuración de origen de datos
   En Excel, ve a la pestaña Datos. Haz clic en Consultas y conexiones para abrir el panel. Haz clic derecho en cualquier consulta de la lista y selecciona Editar. En el Editor de Power Query, ve a Archivo > Opciones y configuración > Configuración de origen de datos.
2. Selecciona el origen de datos afectado y borra sus permisos
   En el cuadro de diálogo Configuración de origen de datos, selecciona el origen que está fallando. Haz clic en Borrar permisos. Aparece un mensaje de confirmación. Haz clic en Eliminar. Repite para cada origen de datos que use las credenciales cambiadas.
3. Cierra el Editor de Power Query y guarda el libro
   Haz clic en Cerrar y cargar para volver a Excel. Guarda el libro. Este paso asegura que el estado de permisos borrados se escriba en el archivo.
4. Vuelve a abrir el libro y vuelve a ingresar las credenciales
   Cierra y vuelve a abrir el libro. Ve a Datos > Consultas y conexiones. Haz clic derecho en una consulta y selecciona Actualizar. Excel te pedirá las credenciales. Ingresa el nuevo nombre de usuario y contraseña. Marca Recordar mis credenciales si deseas que la actualización programada use estas credenciales sin avisos. Haz clic en Conectar.
5. Prueba la actualización de todas las consultas
   Actualiza cada consulta del libro seleccionando Datos > Actualizar todo. Verifica que no aparezcan errores de autenticación. Si alguna consulta aún falla, repite los pasos 1 a 4 para ese origen específico.
6. Actualiza el almacén de credenciales de la puerta de enlace si usas una
   Abre la aplicación Power BI Gateway en el servidor. Ve a la pestaña Orígenes de datos. Selecciona el origen de datos que corresponde al libro. Haz clic en Editar. Vuelve a ingresar las nuevas credenciales. Haz clic en Probar conexión. Si la prueba es exitosa, haz clic en Aplicar.
7. Verifica que la actualización programada se ejecute
   En Excel, ve a Datos > Consultas y conexiones > Propiedades. En la pestaña Actualización programada, confirma que el horario sigue habilitado. Haz clic en Actualizar ahora para activar una actualización inmediata. Si se completa sin errores, la solución es exitosa.

Si la actualización programada aún falla después de actualizar las credenciales

Power Query muestra el error “Faltan credenciales”

Este error aparece cuando la caché de credenciales no se borró por completo. Vuelve al Editor de Power Query y abre Configuración de origen de datos. Haz clic en Permisos para cada origen listado. Si alguna entrada muestra un tipo de credencial, haz clic en Borrar permisos nuevamente. Luego cierra y vuelve a abrir el libro antes de volver a ingresar las nuevas credenciales.

La actualización programada funciona manualmente pero falla en el horario

Esto indica que las credenciales no se guardaron con el libro. Abre el libro nuevamente y actualiza cada consulta. Cuando aparezca el aviso de credenciales, asegúrate de marcar Recordar mis credenciales. Si estás usando una puerta de enlace, verifica que la cuenta de la puerta de enlace tenga permiso para acceder al origen de datos.

La conexión de puerta de enlace falla después de restablecer la contraseña

La puerta de enlace almacena su propio conjunto de credenciales separado del libro. Abre la aplicación Power BI Gateway, ve a Orígenes de datos y edita cada origen afectado. Ingresa la nueva contraseña. Ejecuta una prueba de conexión. Si la prueba falla, verifica que la cuenta de servicio de la puerta de enlace tenga los permisos correctos en la base de datos. Reinicia el servicio de puerta de enlace después de la actualización.

Actualización manual vs. actualización programada: diferencias clave

Elemento	Actualización manual	Actualización programada
Aviso de credenciales	Aparece si faltan credenciales o no son válidas	Usa solo credenciales almacenadas; no aparece ningún aviso
Requisito de puerta de enlace	No es necesario para archivos locales	Necesario para orígenes de datos locales
Comportamiento de actualización de credenciales	Solicita nuevas credenciales en la próxima actualización	Falla silenciosamente hasta que las credenciales se borren y vuelvan a ingresar manualmente
Desencadenante de actualización	El usuario hace clic en Actualizar	Temporizador de Excel o programación del servicio Power BI

Después de actualizar tus credenciales, ahora puedes restaurar la actualización programada de Power Query borrando las credenciales antiguas almacenadas en caché en el cuadro de diálogo Configuración de origen de datos y volviendo a ingresar las nuevas. A continuación, prueba la actualización manualmente antes de confiar en el horario automatizado. Como consejo avanzado, considera usar un origen de datos compartido en la puerta de enlace de Power BI para que las actualizaciones de credenciales se puedan aplicar en un solo lugar en lugar de por libro.