Cuando configura una política de retención de Microsoft Teams para eliminar mensajes después de un número determinado de días, espera que todos los chats se purguen automáticamente. Pero en las conversaciones que involucran usuarios invitados, la limpieza a menudo nunca ocurre. Los mensajes permanecen en el historial del chat y su equipo de cumplimiento se pregunta por qué la política no funciona. Este artículo explica por qué las conversaciones con invitados están excluidas de las políticas de retención estándar y muestra cómo solucionarlo con una asignación de política separada.
Las políticas de retención en Teams dependen de la ubicación de la conversación y del tipo de usuario. Los usuarios invitados se almacenan en su Azure AD como identidades externas y sus conversaciones se tratan de manera diferente a los chats internos. La solución implica crear una política de retención dedicada que apunte a los usuarios invitados y asignarla a nivel de usuario en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
Puntos clave: Corregir la retención para conversaciones con invitados
- Portal de cumplimiento de Microsoft Purview > Políticas de retención: Cree una política que apunte específicamente a los usuarios invitados en lugar de depender de la política predeterminada de Teams.
- Centro de administración de Teams > Usuarios > Usuarios invitados: Confirme que la cuenta de invitado existe y tiene el estado de identidad externa correcto antes de asignar una política de retención.
- Asignación de política de retención a nivel de usuario: Anula la política de toda la organización y aplica reglas de eliminación a las conversaciones con invitados.
Por qué la política de retención de Teams ignora las conversaciones con invitados
Cuando crea una política de retención en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, elige una ubicación como mensajes de canal de Teams o chats de Teams. Para los chats de Teams, la política se aplica a chats 1:1 y grupales que son propiedad de usuarios de su organización. Los usuarios invitados no se consideran propietarios de estas conversaciones, incluso si participan activamente.
La causa raíz es que las políticas de retención evalúan al usuario que inició el chat. Si el invitado comenzó la conversación, el chat se almacena bajo la identidad del invitado. Su política de toda la organización no cubre esa identidad porque el invitado es un usuario externo. Incluso si el invitado se agrega a su Azure AD, el alcance de la política aún los excluye a menos que asigne explícitamente una política.
Además, Teams aplica la configuración de retención a nivel de buzón para los mensajes de chat. Los usuarios invitados tienen un objeto de usuario de correo en Exchange Online, pero ese objeto no se incluye automáticamente en el alcance de retención de chats de Teams. El resultado es que los mensajes en conversaciones con invitados permanecen intactos después de que expire el período de retención.
Cómo almacena Teams las conversaciones con invitados
Cada mensaje de chat de Teams se almacena en el buzón de Exchange Online de cada participante. Para usuarios internos, el mensaje aparece en una carpeta oculta en su buzón. Para invitados, el mensaje se almacena en el objeto de usuario de correo del invitado. Las políticas de retención en Teams están vinculadas al buzón del usuario que posee la conversación. Si el propietario es un invitado, la política no se aplica.
Pasos para aplicar una política de retención a conversaciones con invitados
Debe crear una política de retención separada que incluya explícitamente a los usuarios invitados. Use el portal de cumplimiento de Microsoft Purview para crear la política y asignarla a los buzones de los invitados. Siga estos pasos exactamente.
- Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
Vaya a compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de Administrador de cumplimiento. Si no tiene este rol, solicítelo a su administrador global. - Cree una nueva política de retención
En la navegación izquierda, seleccione Administración del ciclo de vida de los datos y luego Políticas de retención. Haga clic en Nueva política de retención. Asigne un nombre a la política, como Retención de chat de invitados 30 días. - Elija la ubicación como chats de Teams
En la pantalla de selección de ubicación, habilite Mensajes de canal de Teams y Chats de Teams. No habilite Correo electrónico de Exchange a menos que también desee retener correos de invitados. Haga clic en Siguiente. - Defina el período de retención
Seleccione Conservar elementos durante un período específico e ingrese el número de días, por ejemplo 30. Luego elija Eliminar elementos automáticamente después del período de retención. Haga clic en Siguiente. - Seleccione los usuarios invitados
En la pantalla Elegir ubicaciones, haga clic en Editar junto a Chats de Teams. En el selector de usuarios, busque al usuario invitado por su dirección de correo electrónico. Seleccione al usuario invitado y haga clic en Agregar. Repita para cada invitado que desee cubrir. Haga clic en Listo. - Finalice la creación de la política
Revise la configuración de la política y haga clic en Enviar. La política se aplicará a los usuarios invitados seleccionados dentro de las 24 horas.
Después de aplicar la política, los mensajes de chat del invitado se eliminarán después del período de retención. El proceso de eliminación se ejecuta en segundo plano y puede tardar hasta 7 días después de que finalice el período. Verifique los registros de auditoría en el portal de cumplimiento para confirmar la eliminación.
Si Teams aún tiene problemas después de la solución principal
Los mensajes de invitados no se eliminan después de 30 días
Si los mensajes permanecen después del período de retención, verifique si la política está asignada correctamente. Vaya a Administración del ciclo de vida de los datos > Políticas de retención, abra su política y verifique que el usuario invitado aparezca en la ubicación de Chats de Teams. Si no, edite la política y agregue al invitado nuevamente.
También confirme que la cuenta de invitado sigue activa. Si el invitado se eliminó de Azure AD, la política no puede procesar la eliminación. Vuelva a agregar al invitado y espere el siguiente ciclo de retención.
La política de retención se aplica a chats internos pero no a chats de invitados
Esto es esperado porque la política de toda la organización no incluye identidades de invitados. Debe crear una política separada como se describió anteriormente. No modifique la política existente para agregar invitados, porque eso puede afectar los chats internos inesperadamente. Mantenga la política de invitados separada.
El usuario invitado no se puede encontrar en el selector de usuarios
El selector de usuarios en la política de retención solo muestra usuarios que tienen un buzón en Exchange Online. Si el invitado no tiene un objeto de usuario de correo, primero debe crear uno. Vaya al Centro de administración de Exchange > Destinatarios > Buzones, agregue al invitado como usuario de correo y luego reintente la asignación de la política.
| Elemento | Política de toda la organización | Política específica para invitados |
|---|---|---|
| Alcance | Solo usuarios internos | Usuarios invitados seleccionados explícitamente |
| Cómo crearla | Política predeterminada en el portal de cumplimiento | Nueva política con selección de usuarios invitados |
| La eliminación se aplica a | Chats propiedad de usuarios internos | Chats propiedad de usuarios invitados |
| Tiempo para que surta efecto | Dentro de 24 horas | Dentro de 24 horas |
| Registro de auditoría | Sí | Sí |
Para la mayoría de las organizaciones, la política específica para invitados es la única forma confiable de eliminar mensajes de conversaciones con invitados. Pruebe la política con un solo invitado antes de implementarla a todos los participantes externos.
Ahora puede aplicar una política de retención que elimine los mensajes de conversaciones con invitados según lo programado. Cree la política específica para invitados en el portal de cumplimiento y verifique la eliminación en los registros de auditoría. Para un control avanzado, use PowerShell con el cmdlet Set-RetentionCompliancePolicy para automatizar la asignación en muchos invitados.