Redactas un correo en Outlook con texto en negrita, colores y fuentes personalizadas. Cuando el destinatario lo abre, todo el formato ha desaparecido y solo se ve texto sin formato. Esto ocurre porque el formato del mensaje no es el adecuado para el cliente de correo del destinatario. Este artículo explica por qué desaparece el formato y proporciona pasos para asegurar que tus correos se vean correctamente para todos.
Puntos clave: conservar el formato del correo
- Archivo > Opciones > Correo > Redactar mensajes en este formato: Establece el formato HTML como predeterminado, que conserva fuentes, colores y diseño para la mayoría de los destinatarios.
- Pestaña Formato de texto > botón HTML: Cambia manualmente el formato de un solo mensaje a HTML antes de enviarlo.
- Archivo > Opciones > Correo > Papel con membrete y fuentes > pestaña Papel con membrete personal: Configura los mensajes nuevos y las respuestas/reenvíos para que usen HTML por defecto.
Por qué desaparece el formato del correo para los destinatarios
Outlook puede enviar correos en tres formatos principales: HTML, formato de texto enriquecido y texto sin formato. HTML es el estándar web moderno compatible con todos los servicios de correo importantes como Gmail, Yahoo Mail y Outlook.com. El formato de texto enriquecido es un formato específico de Microsoft que solo funciona correctamente entre clientes de Outlook en el mismo servidor Exchange. El texto sin formato no tiene ningún formato.
Cuando usas el formato de texto enriquecido, las instrucciones de formato se incrustan de una manera que los clientes que no son de Outlook no pueden leer. Servicios como Gmail o Apple Mail eliminarán la codificación RTF, dejando solo el contenido de texto sin formato. Incluso otros usuarios de Outlook pueden no ver el formato si no están en tu red corporativa. La solución es usar el formato HTML, que es universalmente legible.
Pasos para cambiar el formato de mensaje predeterminado a HTML
La solución más fiable es establecer HTML como formato de mensaje predeterminado. Esto asegura que todos los correos nuevos que crees usen el formato compatible.
- Abrir Opciones de Outlook
Haz clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana de Outlook. Selecciona Opciones en el menú de la izquierda para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. - Navegar a la configuración de Correo
En la ventana Opciones de Outlook, selecciona la categoría Correo en la barra lateral izquierda. Desplázate hacia abajo hasta la sección Redactar mensajes. - Seleccionar formato HTML
Busca el menú desplegable etiquetado como “Redactar mensajes en este formato”. Haz clic en el menú y selecciona HTML en la lista de opciones. Haz clic en Aceptar para guardar y cerrar la ventana.
Cambiar manualmente el formato de un solo mensaje
Si necesitas enviar un correo específico en formato HTML sin cambiar tu configuración predeterminada, puedes hacerlo directamente en la ventana del mensaje.
- Crear un nuevo correo
Haz clic en Nuevo correo en la pestaña Inicio para abrir una ventana de mensaje en blanco. - Cambiar a la pestaña Formato de texto
En la cinta del nuevo mensaje, haz clic en la pestaña Formato de texto. Localiza el grupo Formato en el lado izquierdo. - Hacer clic en el botón HTML
En el grupo Formato, haz clic en el botón etiquetado como HTML. Esto cambia el formato solo para este mensaje específico. Ahora puedes aplicar tu formato y enviar el correo.
Si el formato aún se pierde o se ve incorrecto
El destinatario ve un archivo adjunto Winmail.dat
Algunos destinatarios informan que reciben un archivo extraño llamado winmail.dat en lugar de un correo con formato. Esto ocurre cuando tu Outlook está configurado para enviar en formato de texto enriquecido a contactos externos. Para detener esto, ve a Archivo > Opciones > Correo. Haz clic en el botón Ortografía y autocorrección y luego ve al cuadro de diálogo Opciones de autocorrección. Selecciona la pestaña Autoformato mientras escribe y desmarca la casilla para “Rutas de Internet y red con hipervínculos”. Más directamente, asegúrate de que tu formato predeterminado sea HTML como se describe en los pasos principales.
El formato se rompe en respuestas y reenvíos
Tus correos nuevos pueden estar en HTML, pero las respuestas y reenvíos podrían usar un formato antiguo. Para solucionarlo, ve a Archivo > Opciones > Correo. Haz clic en el botón Papel con membrete y fuentes. En el cuadro de diálogo que se abre, ve a la pestaña Papel con membrete personal. En “Responder y reenviar”, establece el menú desplegable en “Usar mis fuentes predeterminadas”. Esto asegura que las respuestas hereden el formato HTML del mensaje original al que estás respondiendo.
La política corporativa impone el formato de texto enriquecido
En algunas organizaciones, un administrador establece el formato de texto enriquecido como estándar obligatorio para el correo interno. Si debes usar RTF internamente pero necesitas enviar HTML externamente, puedes establecer una regla por destinatario. En el campo Para de un nuevo correo, haz clic derecho en el nombre del destinatario externo. Selecciona Propiedades de Outlook en el menú contextual. En la ventana Propiedades, elige la opción “Permitir que Outlook decida el mejor formato de envío” o selecciona manualmente HTML.
Formatos de mensaje de Outlook: comparación de compatibilidad
| Elemento | Formato HTML | Formato de texto enriquecido | Texto sin formato |
|---|---|---|---|
| Uso principal | Formato web estándar para todos los clientes de correo | Formato propietario de Microsoft Outlook | Texto básico sin estilo |
| Soporte de formato | Fuentes, colores, imágenes, hipervínculos, tablas | Fuentes, colores, características limitadas específicas de Outlook | Ninguno |
| Compatibilidad multiplataforma | Excelente con Gmail, Apple Mail, Outlook.com | Pobre, a menudo se convierte en texto sin formato o adjunta winmail.dat | Universal |
| Recomendado para | Toda comunicación externa y la mayoría de la comunicación interna de negocios | Redes Exchange internas donde todos los usuarios usan Outlook | Alertas técnicas o comunicación con sistemas muy antiguos |
| Predeterminado en Outlook | Sí para la mayoría de las instalaciones nuevas | Posible en algunas configuraciones corporativas | No |
Ahora puedes asegurarte de que tus correos conserven sus encabezados en negrita, colores de empresa y viñetas para cualquier destinatario. Establece tu formato de mensaje predeterminado en HTML en Opciones de Outlook. Para mensajes puntuales, usa la pestaña Formato de texto para cambiar a HTML antes de enviar. Una característica relacionada que puedes explorar es la creación y uso de firmas de correo, que también dependen del formato HTML para mostrar logotipos e información de contacto correctamente.